Messages Automatiques d'Absences

Document rédigé par Baechler Lucien le 23.10.2024

La page "Messages Automatiques d'Absences" d'Outlook vous permet de configurer des réponses automatiques lorsque vous êtes absent du bureau. Vous pouvez personnaliser votre message d'absence en indiquant la durée de votre absence, la date de votre retour et d'autres informations pertinentes. Cela assure une communication claire et professionnelle, même en votre absence.

1 Configuration dans Outlook pour le Web

1.1 Se rendre sur outlook.com et cliquer sur "connexion" en haut à droite

1.2 Saisissez vos identifiants M365

1.3 Cliquez sur la roue "Paramètres" en haut à droite

1.4 Dans la fenêtre "Paramètres" allez dans "Compte" -> "Réponses automatiques"

1.5 Choisissez vos options et configurez vos messages

A: Activer votre message automatique
B: Déterminer la période de début et de fin
C: Choisir les options désirées
D: Rédiger le message pour votre organisation
E: Activer l'envoi de message automatique en dehors de votre organisation
F: Dupliquer votre message D ou rédiger un message différent pour les personnes dehors de votre organisation

2 Configuration pour Outlook Local

2.1 Lancer Outlook local et cliquez sur le menu "Fichier" puis "Réponses automatiques (absence du bureau)"

2.2 Choisissez vos options

A: Activer votre message automatique
B: Déterminer la période de début et de fin
C: Choisissiez le message "Au seins de votre organisation" ou "En dehors de mon organisation"
D: Rédiger le message pour votre organisation
E: Activer l'envoi de message automatique en dehors de votre organisation
F: Règles pour utiliser un modèle (pour les utilisateurs avancés voir 2.3)

Au sein de votre organisation

En dehors de mon organisation

A: Activer les réponse automatique en dehors de votre organisation
B: Activez "Toutes personne étrangère à ma société"
C: Rédigez vote message

Votre message automatique est configuré

2.3. Créer et activer les règles pour utiliser un modèle de réponse avec image (utilisateurs avancés)

2.4 Dans la fenêtre Modifier la règle

A: Saisissez votre mail personnel dans "Envoyé à..."
B: Activez "Répondre avec" et cliquez Modèle

Créez votre modèle puis fermez la fenêtre et "Enregistrer les modifications"

❗ Avis important:

1) Afin que la règle envoie des réponses automatiques à vos e-mails pendant votre absence, vous devez laisser Outlook en cours d'exécution.

2) Qu'il s'agisse d'un compte Exchange, ou d'un compte IMAP ou POP3, lors de l'utilisation d'une réponse automatique avec une règle de modèle spécifique, votre réponse automatique est envoyée une seule fois à chaque expéditeur au cours d'une même session. Une session correspond à chaque fois que vous démarrez Outlook jusqu'à ce que vous quittiez l'application. Cette règle empêche Outlook d'envoyer des réponses en double à un seul expéditeur pour lequel vous avez reçu plusieurs messages. Au cours d'une session, Outlook garde une trace de la liste des utilisateurs qui ont répondu. Cependant, si vous quittez et redémarrez Outlook, cela sera considéré comme une nouvelle session et la liste des expéditeurs ayant reçu des réponses automatiques sera réinitialisée.