Archives M365

Objectif de la boîte d'archivage

Une boîte d’archivage automatique est désormais activée dans votre environnement de messagerie Microsoft 365.

Elle permet de déplacer automatiquement les emails anciens ou certains éléments supprimés vers une boîte d’archivage dédiée, afin de désengorger la boîte principale tout en garantissant l’accès aux messages archivés.

1. Archivage automatique des emails

Une politique d’archivage automatique est appliquée à votre boîte mail.

• Les emails plus anciens qu’un certain délai (défini par l’entreprise) sont automatiquement déplacés vers une boîte d’archivage en ligne, accessible dans Outlook ou via Outlook Web.
• Cette boîte d’archivage reprend la même structure de dossiers que votre boîte principale.
• L’objectif est de conserver un espace de travail fluide dans votre boîte principale, tout en assurant un accès aux anciens messages.

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Le délai de déclenchement de cet archivage est communiqué par email séparé et validé par la direction.

2. Rétention et conservation légale des emails

En parallèle, une politique de rétention est également en place pour répondre aux exigences de conformité.

• Tous les emails, même ceux supprimés par les utilisateurs (y compris ceux supprimés définitivement), sont conservés de manière sécurisée pendant une durée définie par l’entreprise.
• Ces messages ne sont plus visibles dans votre boîte, mais peuvent être restaurés par l’administrateur si nécessaire (par exemple en cas de demande juridique, d’erreur ou d’audit).

La durée de rétention et les modalités associées vous sont également communiquées par email et validées par la direction.

Points importants à retenir

• Vous pouvez continuer à utiliser votre messagerie normalement, sans changement dans vos habitudes.
• Les emails archivés sont accessibles à tout moment, via la section "Archive en ligne" de votre Outlook.
• Les emails supprimés restent conservés de manière invisible, mais récupérables à la demande.
• Pour toute question ou demande de restauration, vous pouvez contacter le support de OMNE SA.